GOUVERNANCE
rapports et tenue de registres
La tenue de registres et la mise en place d'une culture de reporting rigoureuse constituent un autre volet essentiel des services d'un family office. Les éléments clés de ces services sont les suivants :
► Consolidation et reporting de tous les actifs familiaux ► Consolidation des rapports de performance
► Analyse comparative
► Rapport annuel de performance
► Maintenir un système de signalement en ligne
► Préparation et déclaration des impôts
Services administratifs
Les services administratifs, ou services de back-office, sont essentiels au bon fonctionnement d'un family office. Ces services comprennent :
► Assistance sur les questions juridiques générales
► Paiement des factures et des taxes, et mise en place de la conformité fiscale
► Paiement des factures et examen des dépenses pour autorisation
► Ouverture de comptes bancaires
► Rapprochement bancaire
► Gestion des employés et avantages sociaux
► Orientation juridique et gestion des cabinets d'avocats
► Recommandations en relations publiques et gestion d'agences de relations publiques
► Orientation et gestion des fournisseurs de systèmes technologiques
► Gestion de la conformité et du contrôle
Planification de la relève
Assurer une succession harmonieuse et planifier l'avenir des générations futures est essentiel à la viabilité à long terme du family office et de la famille qu'il sert. Ces services comprennent :
► Planification de la continuité en cas de perturbations imprévues au niveau de la direction du client
► Évaluation des forces, faiblesses, opportunités et menaces (analyse SWOT) des cadres supérieurs, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la famille
► Réévaluation du conseil d'administration familial concernant le rôle des administrateurs non familiaux
► Structuration des plateformes et programmes de responsabilité sociale des entreprises
► Développement de programmes formels de partage des connaissances et de formation
► Mise en œuvre des plans de transmission de patrimoine intergénérationnels
► Adoption d’une charte ou constitution familiale, visant notamment à :
- Formaliser la structure et la mission convenues de l'entreprise familiale
- Définir les rôles et les responsabilités des membres de la famille et des personnes extérieures à la famille
- Élaborer des politiques et des procédures conformes aux valeurs et aux objectifs de la famille
- Déterminer le processus de résolution des conflits familiaux critiques liés aux affaires
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